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あべらじ!

大学生が運営するブログ。

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学校では教えてくれなかったプレゼンテーションの技法【スライド資料,話し方,心構え】


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どうも、あべたんです。

以前書いたプレゼンテーションに関する記事が好評でした。読んでくれた方はありがとうございます。

さて、前回の記事の「次回予告」の通り、今回は「プレゼンテーションの基本」となるものを書いてみました。

題して「学校では教えてくれなかったプレゼンテーションの技法」。特に大学生のみなさんにオススメです!

※前回の記事はこちら!

www.aberazio.com

では、いってみましょう!!

そもそも、プレゼンテーションとは何か?

まず、そもそも「プレゼンテーション」って何だっけ?ってお話から。ココを理解するのと、そうでないのでは全然変わると思います。

プレゼンはあくまでも「伝える手段」にすぎない

「事業化を承認してもらう」「研究成果を報告する」「製作物を評価してもらう」など、目的は様々ですが、あくまでもプレゼンテーションとは「そのための手段」です。

別にプレゼンである必要はない

目的を達成できるのであればプレゼンという形式をとる必要はありません。資料を配るだけでもいいし、資料配って口頭で説明するだけでもいい。

もし、スライドを用意して...の、あのプレゼンの形式を選択するのには、それなりの理由があるということです。

プレゼンという手段の特徴

じゃあプレゼンの魅力って何よ?という話ですが、ひとことで言えば

同時間性

です。

あなたがお話して、スライドを出しているとき、聴き手はスライドを見て、あなたのお話を聞いています。

一方でレジュメを渡してお話すると、聞き手はレジュメの最後の方を見たりしますよね。あなたの意図する順番でレジュメを見てくれなかったり、あなたのお話を聞いてもらえないことがあります。

相手に好きなように読んでほしい場合は資料を渡せばいいのです。プレゼンには相手の時間を支配する役割があります話す順番や時間は大切だということです。

プレゼンが手段として優れている場合、そうでない場合

ではプレゼンが手段として優れている場合は?という話ですが、以上の特徴を踏まえると

  • 伝えたいメッセージがシンプルな場合
  • 口頭で説明しないとわかりにくい場合
  • 聴き手の知識レベルが揃っている場合

です。上記の条件が揃って初めて、プレゼンは機能すると思います。

聴き手の時間を制約するので、イイタイコトが多い場合やプレゼンが長時間になるのは避けるべきです(聴き手はそんなに覚えられないし飽きる)。

また、活字だけで説明が完結する場合は資料渡してポイーでいいと思います。

そして、聴き手の知識レベルがある程度揃っていないと、「どこから説明すればよいか」が曖昧になります。場合によっては個別対応の必要性も出てきますので、プレゼンには向いていないです。

プレゼンは「コミュニケーション」です

話し手と聴き手には立場があって、ときには利害関係もある

当たり前なのですが、プレゼンでは話し手と聴き手に立場があります。

特に「話し手」の「自分は、どの立場でプレゼンしているのか」は忘れやすいので気をつけるようにしてください。

就活のインターンでは、よく忘れがちですが、「コンサルとして話すのか」・「企業内の企画担当者として話すのか」の違いは忘れないようにしましょう。

それによって「御社」・「弊社」も変わりますし、何より「なぜ【我々が】取り組むべきか」という部分が大きく変わります。(強みだったり実績だったり資源だったりが大きく変わります)

聴き手をリサーチせよ!!

プレゼンの前に聴き手をリサーチすることをオススメします。

どのような立場なのか?利害関係はどうなのか?専門は何か?知識レベルはどれほどか?何に興味を持っているのか?どのような人間性で、何を大切にしているのか?

など、相手の事は可能な限りリサーチしてください。

それによって自身のプレゼンのスタイルや方向性、知識レベルなどを決めることができます。

必要によっては、事前に資料を配布して前提知識を共有して知識レベルを引き上げておくというのもアリです。

プレゼンにおけるゴールは「聴き手が納得すること」です

あなたが「綺麗に話すこと」はゴールではない

あなたが「綺麗に話す」ことはゴールではありません。かしこまって話すのがよいか、ラフに自然体で話すのがいいかは相手を見て考えましょう。

ゴールはあなたが聴き手に「メッセージ」を届けること。そして相手が納得することです。

無駄にカッコつけるとか意味ないですよ!ぎこちないくらいだったら、普段通りで全然いいんですよ!

聴き手が「信用できる」ことが大事

聴き手が「自分の言うことを信用できるか」はとても大事です。

「あなたがお話を聞いてて納得するとき」がどのようなときかを考えるとわかると思います。服装・立ち振る舞い・言葉遣い...、そのすべてが「聴き手にとって最適か」を毎回考えるようにしましょう。

ちなみに大学であれば「ジャージよりもキレイめな私服」の方が、ちゃんとしてそうですよね?ちゃんとしてそうな人のお話の方が信用できますよね?聞く耳を持てますよね?

自分が「壇上に立つ人を見るときにどう感じるか」を考えれば、自然と答えが出るはずです。もちろん、相手の立場を踏まえて。

準備段階で気をつけるべきことは?

ここでは「準備段階」で気をつけるべきことを書いていきます。資料の構成やデザインの磨き方も触れていきます。

プレゼンの構成で気をつけるべきこと

そのプレゼンは「ひとこと」で言いきれるか?

さっきも書いた通り、プレゼンは「メッセージ」を伝える手段です。その「メッセージ」あるいは「イイタイコト」は明確ですか?ってこと。

イイタイコトが簡潔であればあるほど、スッキリしたプレゼンになります。

イイタイコトが固まってないなら、施策なり提案なりをもう一度練り直した方がいいです。そんな施策にいいものはないです。

「主語」と「述語」がハッキリしたイイタイコトが決まってからプレゼンを作るようにしましょう。

全体の構成は先に考えよう

全体の構成は先に考えましょう。そうすることで統一感(まとまり)のあるプレゼンになります。最後に結論を固めるというのは最悪です。

プレゼンを作りながら構成を考えてしまうと、細部にこだわったり、重要でない部分に凝りだしたりして、主張が伝わらなくなったり、作成時間がかかりすぎる場合があります。

なので、構成は先に考えて「重要な部分はどこか」というのを認識したうえでプレゼンづくりに入っていきましょう。それによって各スライドの意味付け・重要度がわかってくるはずです。

構成を考える際には5W1Hなどのフレームワークが役立つことが多いです。

スライド1枚1枚には意味がある

全体の構成を決めてしまえば、その意味付けにしたがってスライドを作ることになります。

その際、当然スライド1枚1枚には意味があります。

「このスライドはプレゼン全体でどのような役割を果たしているのか」

ということは意識しましょう。無駄なスライドがなくなります。

もっと言えば「図表1つ」にも意味があります。しばしば、意味のないグラフを入れがちですので、きちんと意識しましょう。

より美しいスライドを作るために

スライドの美しさは正直、個人のセンスに拠る部分は大きいです。とはいえ、最低限キレイなスライドを作る方法論もあるので、書いていきます。

まずは「デザインの基本」を頭に入れること

スライドもデザインです。まずはその基本を頭に叩き込みましょう。聴き手を選択できない分、万人受けするものを作れることが重要。共通認識となっているから。

なので「よく売れている本」がオススメです。ぼく的にはこの2冊を推薦します。

まず、ノンデザイナーズ・デザインブックは初心者向けで、かつ全てのデザインに共通しているので非常にオススメです。ここで言われていることを身につければ、スライドに限らず様々なところで活用できますし、「デザインを見る目」が養われます。

 また、外資系コンサルが実践する 資料作成の基本もオススメです。こちらの方が実用的で、プレゼンにおける図表の使い方も解説されています。ノンデザイナーズ・デザインブックとあわせて読んでも損はないし、この本だけでも十分レベルの高い資料ができます。

まずは形式から。理論が圧倒的に大事です。

多くのスライドに触れろ!いいものを徹底的にパクれ!

基本をひとたび学んだら、あとは楽勝です。

日本中のインターネットに落ちてる「スライド資料」を見てみましょう。それを見て「綺麗だ」「汚い」とか「ここが良い」「ここが悪い」とか感じることがあると思います。

そのうちの「綺麗で」「カッコよくて」「よいもの」をPDFなりスクリーンショットなりで保存して、徹底的にパクりましょう。パクり続けると自然と自分のカラーも出てきます。最初はとにかくパクれ!

別にアナタが独創的で美しいスライドを作る必要はないのです。元からあるもののうちから、いいものを拝借すればよいのです。それだけで周りを圧倒するくらいには綺麗なものが作れます。

ぼくはよく、SlideShareや企業のIR情報のスライドを見て勉強しております。IR情報が何か分からない方は一例にリクルートホールディングスのIRを貼っておきますので、ここの「決算説明資料」を見てみてください。他の会社でも同じです。

www.recruit.jp

資料の構成で最低限入れるべきこと

ここでは、スライド作成の際に「最低限入れたほうがいいこと」を書いておきます。

表紙(次ページ)に担当者の名前を入れよう!

 これは後で説明しますが、表紙かその次のページに担当者(話者)を絶対いれましょう。意外と忘れがちなところ。

冒頭に「アジェンダ」を入れよう!

アジェンダとは「このプレゼンで何を話すのか?何を伝えるのか?」ということです。しばしば、目次と置き換えられることがあります。

アジェンダを最初に話すことで聴き手が「これがどのようなプレゼンか」を理解したうえで聴くことができます。

その方が聴き手の頭にも残りやすくなります。

アジェンダの例を記したスライドの画像を以下に貼っておきます。

これは筑波大学助教の落合陽一さんの授業スライドです。このアジェンダを見れば「今日は何を話すのか」ということが一発でわかりますよね。

このようなスライドを冒頭に入れるようにしましょう。

「ブランクスライド」(目次)を挟みこもう!

ブランクスライドとは「項目が変わることを伝えるスライド」です。項目だけのスライドも、目次に印をつけて表すスライドもあります。

再び落合さんのスライドを用いて説明しますが、この2枚のスライドはプレゼンの途中で挟み込まれているものです。

既に話し終えたところに「チェック」がついており、「これから何を話すのか」がわかるようになっております。

また、このようなブランクスライドは聴き手に「これから何を話すのか」を伝えるだけでなく、ひと呼吸置くことで聴き手に「ちょっと休憩させる」効果もあります。

聴き手の気持ちを考えると、ブランクスライドは挟まない手はないですよね?

当日、本番に気をつけるべきことは?

話すうえで大事なこと―「聴き手がどう思うかがすべて」

「あいさつ、自己紹介」はした方がよい

まず最初に簡単でいいので「あいさつと自己紹介」はしておきましょう。

「いま話しているアイツは誰だ?」と思われたらあんまり信用されませんよね?

簡単で構いませんので必ずするようにしましょう。

自分の名前をスライドに入れるのはこれが理由です。

相手の顔(前)を見て話しましょう

基本中の基本ですが、スライドやメモを見すぎないようにしましょう。

「あなたの」メッセージなのです。決められたことを話すのとは違います。

棒読みのメッセージを信用できますか?最低限、聴き手の方を見て話せるようになるめでは練習しましょう。

相手の反応を見よう。それがいちばん重要

話しているときは相手の反応をうかがうようにしましょう。

繰り返しになりますが、プレゼンのゴールは「聴き手が理解し、納得すること」です。

聴いてが理解に苦しんでいそうなところ、聴き手が何かトラブっていることもあるかもしれません。そのような中でプレゼンをドンドン進めていくのは意味がありません。

(ぼくは相手がiPadで資料を開くのに手間取って話を聞いてないこともありました)

適宜、相手の様子はうかがうようにしましょう。

「印象は大事」です。細部まで徹底すること

あなたのお話が「信用されること」が重要です。

そのためにはまず、あなたが「信用できそうな人」だと思われること、印象が大事です。

服装や立つ姿勢、マイクの持ち方など失礼のないようにしましょう。見てる人が気にならないよう、細部まで徹底しましょう。特にプレゼンで「壇上に入るけどプレゼンをしていない人」は態度に気をつけましょう。私語厳禁ですよ!

リハーサルは必須です

プレゼンをする際、必ず事前にリハーサルを行うようにしましょう。時間配分など、やってみないとわからない部分も多いです。

その際は必ず「第三者」に聴いてもらうようにしましょう。

「他人が聴いてどう思うか」を確認する―作り手にはバイアスがかかる

「聴き手が納得できるプレゼン」がゴールです。制作者や制作チームにはしばしばバイアスがかかっています。

多少説明が拙くても、制作チームの人間は理解してしまいます。

でも、本番はそうではいきません。なので必ず第三者にコメントを求めるようにしましょう。

そのコメントがいちばん「本番の感覚」に近いものです。

すぐに修正すること。修正してこそリハーサルの価値がある

聴き手にコメントをもらったらすぐ修正にしましょう。

アドバイスの取捨選択は自由ですが、すぐに検討し修正しましょう。少なくともその日のうちに!でないと忘れちゃいますよ!

まとめ

 長々と書きましたが大事なのは2点です。

  • 「聴き手がどう思うか」を何よりも優先すること
  • 数に当たること。プレゼンもスライドデザインも数。

聴き手ファーストで、多くのスライドやプレゼンを見て、そして場数を踏めば誰だってスキルは上達します。

なので、今話し下手な人でも遠慮せずにプレゼンの機会を得るようにしましょう。

それが1年後、3年後には取り返しのつかない差になっています。大学生が今後クソプレゼンをしないようにという願いもこめて。

細かいことを言えばここから1万字は書けますが今日はこのへんで。

ではでは!

◆前回の記事はこちら!

www.aberazio.com